Herbstfest

Im Herbst findet an einem Samstag das Herbstfest / Tag der Offenen Tür statt. Es ist neben dem Flohmarkt das einzige Fest an dem sich die Kita nach außen öffnet, und interessierte Eltern einen Einblick in die Kita bekommen können. Eingeladen sind auch ehemalige Eltern, Freunde und Familie, Sponsoren etc. Fester Bestandteil des Festes sind daher Kitaführungen für interessierte Eltern, die von einem Erzieher und einem Elternteil durchgeführt werden. Weiterer Bestandteile des Herbstfestes:

  • Spielestationen für die Kinder (vorbereitet und durchgeführt von den Erzieherinnen)
  • eventuell kleiner Flohmarkt (die Sachen waren Spenden von den Eltern und ausrangierte Sachen aus der Kita. Der Erlös geht an die Kita)
  • Kuchenbuffet, Flammkuchen, Waffeln evtl. auch grillen oder herzhaftes Buffet
  • Fotowand, die einen Einblick in den Kitaalltag geben soll
  • Musik / Band, um dem ganzen einen festlichen Charakter zu geben
  • Spiele/Kinderschminken durch Mitglieder der AG Verein oder allen Eltern

Vorbereitung / Durchführung

  1. im Mai/Juni
    1. Terminfindung für das Herbstfest
      • Kommunikationsmittel: AG Treffen oder Doodle (http://doodle.com)
      • Direkte Absprache mit Team/Walli
      • Festlegung Termin (Letzte Termine: 12.10.2014, 25.10.2015, 24.09.2016)
      • Festlegung Beginn/Ende (2014: 13:00-18:00, 2016: 15:00-18:00)
    2. Weitere Fragen
      • Welche Getränke / Speisen sollen angeboten werden (Grill, Kuchen, Waffeln)? Die vergangenen Feste haben gezeigt, dass Waffeln etwas besser verkauft werden als Kuchen, diese aber am Veranstaltungstag mehr Aufwand bedeuten, als Kuchen, da die Waffeln vor Ort zubereitet werden müssen, Kuchen aber z.B. am Vortag gebacken werden kann. Besonders gut lässt sich Flammkuchen verkaufen. Ein gutes Rezept hat Malin Büttner.
      • Soll es einen Kita-Stand für Flohmarktsachen geben? – falls ja, gibt es Flohmarkt-taugliche Kitasachen (auf dem Dachboden/Keller der Häuser – und wer hat darüber einen Überblick? -> Deniz)
      • Sollen Aktivitäten für Kinder angeboten werden? Falls ja, wer könnte dies übernehmen?
      • Soll es eine musikalische Untermalung (z.B.Kitaband) geben?
      • Soll die Kita / das Außengelände passend zur Jahreszeit geschmückt werden?
      • Sollen weitere Personen explizit eingeladen werden? (z.B. Kasia, Natascha, Stephanie, eventuell ehemalige Erzieher, FSJ´ler, Sponsoren, Helfer etc…)
  2. Juli/August
    1. Erstellung Flyer und Plakate auf Basis der Vorlage
      • Beispiellayout 2014:
    2. Beauftragung eines Printshops mit der Erstellung der Flyer:
      • Internet: www.wirmachendruck.de
        • Flyer DIN A6 (10,5 cm x 14,8 cm), einseitig bedruckt: 150 Stück inkl. Versand: 13,59€
        • Plakat DIN A3 (297 x 420 mm) einseitig 4/0-farbig bedruckt: 25 Stück inkl. Versand: 14,16€
    3. Inserieren im Internet
      • Liste möglicher Internetportale siehe Anhang
        • Beispieltext Inserat
          • Herbstfest / Samstag, 30. Oktober, 10:00-16:00 Uhr / mit Buffet und Getränken / Heliosstr. 2-4, 50825 Köln / Wir möchten Interessierten Eltern die Gelegenheit geben, unsere Kita kennen zu lernen.
    4. Bekanntmachen des Termins auf der Kita-Homepage
  3. September
    1. Festlegung Schichten/Dienste
      • Erstellung der Dienste-Listen (Beispielliste siehe Anhang: Drachennest_QM_AG_Verein_Flohmarkt_Elternliste_v01)
        • Aufbau
        • Kuchen-(Waffel-)theke und Getränkeverkauf
        • Flammkuchen vorbereiten
        • Flammkuchen backen
        • Grilltheke (falls erforderlich)
        • Flohmarktstand Kita (falls erforderlich)
        • Küchendienste (Kaffee Kochen und Spülen)
        • Abbau
        • Waffelteig machen / mitbringen (falls erforderlich)
        • Waffeleisen mitbringen (falls erforderlich)
    2. Verteilung Flyer / Plakate in Köln
    3. Kommunikation Termin an Alle Eltern
      • Mail schreiben an Eltern für Information über
        • Termin
        • Aufforderung, Flohmarktsachen zu spenden (optional)
        • Aufforderung, den Termin und Flyer im Bekanntenkreis zu verteilen
    4. Einladungen aussprechen / versenden
      • Neue Eltern (durch Walli)
      • Kasia
      • Natascha
      • Stephanie
      • Ehemalige Erzieher, FSJler
      • Sponsoren, Helfer etc.
      • Ehemalige Eltern (Adressen siehe Anhang)
  4. 3-4 Wochen vor dem Termin
    1. Kommunikation Dienste an Alle Eltern
      • Ausdruck und Aushang der Dienste-Listen im großen & kleinen Haus (zuletzt 2015 erfolgt)
      • Erstellung eines Doodles (doodle.com) mit den u.g. Diensten
      • Mail schreiben an Eltern für Aufforderung, Dienste zu übernehmen und sich entsprechend in die Listen oder Doodle einzutragen, und nochmal der Erinnerung, den Flyer zu verteilen / aufzuhängen
    2. Festlegung Preise für Getränke und Speisen
    3. Organisation Kasse
      • aktuell bei Kjell Guntermann
    4. Organisation Getränke
      • Kaffee, Wasser, Apfelsaft, Bier (-> kann bei dem Getränkelieferservice über Walli bestellt werden)
        • Sinnvoll sind:
          • 2-3 Kasten Wasser
          • 1-2 Kasten Apfelschorle
          • 1 Kasten Kölsch (Mühlen)
          • 1 Kasten Becks
      • Zucker für Kaffee
      • Puderzucker für Waffeln
      • Becher und Tassen sind im Normalfall genug in der Kita-Küche vorhanden, müssen zwischendurch immer wieder gespült werden
    5. Organisation Grillgut oder Zutaten für Flammkuchen (falls erforderlich)
      • Flammkuchenrezept (über Malin Büttner) und -Zutaten oder Würstchen, vegetarisches Grillgut, Kohle, Grill
      • Servietten
      • Teller sind im Normalfall genug in der Kita-Küche vorhanden
    6. Organisation Pavillion / Baldachin (falls erforderlich)
      • Im Keller stehen min. 2 Biertische und 4 Bierbänke
    7. Organisation Putzdienst
      • Kasia anfragen oder Elterndienst
    8. Verteilung der letzten Flyer / Plakate
    9. Erstellung Fotowände über die letzte PEV-Fahrt, Nohn-Fahrt, Bau-WE etc.
      • In Absprache mit dem Team, ggfs. bereits erledigt.
    10. Organisation herbstliche Deko
      • Tischdecken für die Biertische, rote Luftballons, Blumen, Kastanien, Kürbisse etc.
      • in Absprache mit dem Team, vielleicht können die Kinder helfen, etwas basteln?
    11. Organisation Musik oder Kita-Band und ist die Infrastruktur dafür da?
  5. Wenige Tage vor Termin
    1. Prüfung ob alle Dienste ausreichend gefüllt sind
      • Ggf. Mail an Eltern mit der Aufforderung, noch offene Dienste zu besetzen
  6. Aufbau
    1. Ansprechpartner sein
    2. Schmücken mit Deko (falls erforderlich)
    3. Flohmarktsachen der Kita (optional) – stehen wo? / Etikettierung von Kleidergrößen erforderlich?
    4. Bierbänke und Tische
      • stehen im Keller des großen Hauses
    5. Kasse / Wechselgeld
      • Die Kasse befindet sich aktuell bei Familie Guntermann
    6. Preislisten für Getränke/Speisen erstellen/aufhängen
      • Referenz 2016:
        • Bier: 1,50
        • Kaffee: 1,00
        • Wasser/Schorle: 0,50
        • Kuchen: 1,00
        • Muffins: je nach Größe zwischen 0,50 und 1,00
        • Waffeln: 1,00
        • Flammkuchen: 1,50
    7. Wegweiser zu Toiletten / Ständen
    8. Rundgänge mit den Kinderfindern/Team
  7. Abbau
    1. Putzen über Elterndienst oder Kasia
    2. Übriggebliebene Kita-Flohmarktsachen wieder an den bisherigen Ort räumen
  8. Nach dem Herbstfest
    1. Terminplanung
      • Frühzeitig, ca. Ende des Jahres einen neuen Termin für das kommende Herbstfest innerhalb AG Verein in Absprache mit Walli fest machen!
    2. Kassensturz und Info über Einnahmen an Eltern und Team
      • Siehe Anhang