QM (Qualitätsmanagement)

Verantwortlichkeiten:

  • Sichten aller QM Unterlagen
  • Einholen fehlender QM Unterlagen aus den AGs
  • Ablage der Informationen und Unterlagen auf
    • Strato HiDrive
      • Alle Dateien, Pläne, vertrauliche Dokumente etc. sollen auf dem Cloud Server liegen. Hierfür gibt es eine Excel-Datei. Dort kann vermerkt werden, welche Dateien bereits vorliegen und aus welchen AGs / Vorstandsposten die Dateien noch fehlen.
      • Dieser Cloud Server hat nur einen begrenzten Zugang, insgesamt haben wir nur 5 Benutzer zu Verfügung, das ist aber auch sinnvoll so, denn dann liegen die Dateien kontrolliert in wenigen Händen und können dort bei Bedarf erfragt werden. Sinnvoll sind die Zugänge für euch beide, für den Admin und den Vorstand.
      • Diese „Cloud“ nennt sich HiDrive vom Anbieter Strato. Das liegt alles in Deutschland, daher haben ausländische Regierungsbehörden im Notfall keinen Zugriff darauf.
      • Es gibt zwei Zugriffsarten auf die Dateien:
        • Über die Webseite: https://my.hidrive.com/#login
        • Über ein Programm welches auf dem PC oder Smartphone installiert wird, und einen einfacheren Dateizugriff ermöglicht: Offline-Zugriff auf die Dateien, die dann immer automatisch synchronisiert werden. Ich weiß nicht ob ihr Dropbox kennt, das funktioniert zumindest ganz genauso einfach. Der QM-Ordner wird dadurch quasi ein eigenes Laufwerk bei euch. Den Link zu den Apps für Windows & Co findet ihr ebenfalls unter dem o.g. Link. Das Programm bindet sich unter Windows z.B. in den Windows Explorer ein. Man muss nur etwas sorgfältiger damit umgehen, da man mit einem Klick ganze Dateien und Ordner löschen kann.
        • In der App und auf der Website ist die QM-Ablage wie folgt strukturiert:
          • In den einzelnen Ordnern gibt es dann ggfs. Unterordner und alle Dateien, die relevant sind.
          • In dem QM-Ordner findet ihr zusätzlich die Übersicht aller Dateien in Excel-Form „QM_Struktur.xlsx“. In dieser Datei könnt ihr protokollieren, welche Dateien ihr hochgeladen oder geändert habt, wo noch etwas fehlt etc.
          • Unter „50_Verwaltung und Organisation“ liegen Ordner für die einzelnen Vorstandsposten und AGs, dort können die Aufgabenbeschreibungen abgelegt werden. Für die AG Verein liegen da schon einiges aus den letzten Jahren.
          • Die Benutzer lauten drachennest-qm und drachennest-qm2
          • Der Speicherplatz hier beträgt 500GB, sollte also für die nächsten Jahre ausreichen.
          • Strato erstellt täglich ein Backup des HiDrive Speicherplatzes, d.h. falls mal versehentlich was gelöscht wird können wir den ganzen Ordner wiederherstellen lassen.
          • Ich werde in unregelmäßigen Abständen auch noch die Fotos und Videos der Kita dorthin hochladen, damit diese getrennt von der Homepage hier nochmal gesammelt verfügbar sind.
          • Die Ordnerstruktur hatten wir vor ein paar Jahren mal festgelegt, sie ist aber nicht in Stein gemeißelt und ihr könnt das gerne so umbauen wie es euch passt, die Excel-Datei ebenso.
    • Drachennest-Homepage (WordPress)
      • Alle Aufgabenbeschreibungen liegen in vereinfachter Form ebenfalls nochmal auf dem internen Bereich unserer WordPress Homepage, damit ALLE (Eltern und Team) darauf Zugriff haben. Das sollte für unsere AG bereits relativ aktuell sein, für die anderen fehlt ggfs. noch was.
    • Ergänzend zu den Aufgabenbeschreibungen auf der Homepage gibt es noch eine kurze Übersicht aller Verantwortlichkeiten für das aktuelle Kitajahr unter https://drachennest-koeln.de/intern/uebersicht/
      • Wenn die Aufgabenbeschreibungen im internen Bereich aktuell sind, sollte es ausreichen, hier nur die Namen der Personen anzupassen, für jedes Mal wenn sich etwas an der AG Aufteilung ändert. Ganz praktisch kann man hier einfach zu den entsprechenden Aufgabenbeschreibungen verlinken.