Aufgaben des Personalvorstands
1. Gehälter anweisen (macht Provedi automatisch). Jegliche Änderungen müssen provedi rechtzeitig mitgeteilt werden. Die Gehälter werden zum 15. auf die Konten der Mitarbeiter überwiesen. Provedi braucht alle Informationen bis zum 1. eines jeden Monats, um diese noch bei der aktuellen Gehaltsabrechnung zu bearbeiten.
2. Informationen, die weitergegeben werden müssen:
Krankheitstage (die Mitarbeiter sollen möglichst ab dem 1. Krankheitstag eine Krankmeldung (AU) dem Arbeitgeber (Walli bzw. Vorstand) vorlegen. Falls MA „nur“ zu Hause bleibt und keinen Arzt aufsucht, reicht eine mündliche Entschuldigung! Wichtig ist hier, dass der Vorstand dies erfährt, damit dieser das dann Provedi mitteilen kann, somit ohne „Beleg“. Spätestens am dritten Tag muss eine AU vom Arzt eingereicht werden. Diese wird eingescannt und Provedi über die Cloud zugeschickt. Das Original wird im Ordner abgeheftet.
Die Krankheitstage werden ab dem ersten Tag von der Krankenkasse mit einer sogenannten U1-Umlage erstattet. Diese variiert zwischen 60-70 Prozent. Die Umlagenversicherung gilt für jeden Mitarbeiter und wird automatisch von provedi abgeschlossen. Gehaltserhöhungen/Höherstufungen: siehe Tabelle
3. Gehaltsabrechnungen überprüfen: Sind die Einstufungen richtig? Sind die Versicherungen verbucht? Das KVB-Ticket abgezogen? Etc.
4. KVB-Tickets: Siehe KVB-Ordner. Im Mai die Mitteilung anhand des Ermittlungsbogens an die KVB wer ein Jobticket weiterhin beziehen möchte (für die Jahrestickets müssen mindestens 2 Mitarbeiter eins beziehen wollen). Die Tickets sind jederzeit kündbar.
5. Bei Neueinstellungen muss der Ermittlungsbogen von Provedi vom neuen Mitarbeiter ausgefüllt werden. Dieser wird provedi dann zugemailt. Weitere erforderlichen Unterlagen sind:
– Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
– Steuer-ID
– Nachweise über Versicherungen (falls vorhanden)
Für unsere Akten (nicht für Provedi):
– erweitertes polizeiliches Führungszeugnis, nicht älter als 3 Monate (Erneuerung alle 5 Jahre!)
– Nachweis Belehrung Gesundheitsamt
– bestehender Impfschutz: Masern (Pflicht), gilt lebenslang & COVID abfragen und ggf. Impfungen anbieten.
KiBiZ-Anmeldung nötig.
6. Verträge für Neueinstellungen siehe Vorlagen. Aktuelle Versionen können beim KEKS oder bei der Initiative Eltern helfen Eltern in Münster abgefragt werden, an die KEKS angebunden ist. Wichtige Internetseiten auch: http://infodienst.paridienst.de (Arbeitsvertragsgestaltung)
7. Mitarbeitergespräche: einmal pro Jahr werden Mitarbeitergespräche geführt. Diese werden vertraulich geführt und auch den anderen Vorstandsmitgliedern wird nur eine allgemeine Stimmung wiedergegeben. Das MA- Gespräch wird protokolliert und zweifach angefertigt. Ein Exemplar wird dem MA ausgehändigt, das zweite vom Mitarbeiter unterschrieben in den Ordner abgeheftet.
8. Im Oktober bzw. bis zum 1. November Provedi über Auszahlung des Weihnachtsgeldes (Sonderzahlungen) informieren. Dies beträgt bei guter Haushaltslage 87 Prozent, TVÖD angeglichen. Dies wird beim Vorstandstreffen entschieden. Der MA unterzeichnet vor der Auszahlung, dass er eine freiwillige Zahlung (Ausschluss der betrieblichen Übung) erhalten hat und erklärt mit seiner Unterschrift, dass kein Anspruch auf Weihnachtsgeld besteht.
9. 450 Euro-Jobber: kein Anspruch auf Weihnachtsgeld bzw. nicht möglich, wenn 450 Euro monatlich ausgeschöpft werden. Möglich sind Sachbezüge: Weihnachts- und/oder Geburtstagsgeschenk bis zu 60 Euro jeweils. Monatliche Sachleistungen in Höhe von 44 Euro möglich (Büchergutschein etc.) Überstunden können bei 450 Euro-Jobbern zwei mal im Jahr ausgezahlt werden (Überschreiten der 450 €).
10. Urlaubsplanung: jeder Mitarbeiter hat 30 Urlaubstage außer Jasmin, die 33 Tage hat (dies geht aus einer Abtretung einer Versicherung zurück, wobei Jasmin einen finanziellen Verlust erlitten hat worauf ihr der Vorstand 3 Urlaubstage pro Jahr mehr zugesprochen hat. Der Urlaub wird kalenderjährlich berechnet und nicht kitajährlich! Den Urlaub plant die Leitung, nur der Urlaubsanspruch von der Reinigungskraft Kasia wird von dem Personalvorstand verwaltet.
11. Urlaubsanspruch Aushilfen/Minijobber: um den jährlichen zu ermitteln, muss man als erstes die geleisteten Stunden pro Monat addieren und durch 12 (für 1 Jahr) teilen. Die ermittelten Stunden teilt man durch 4,348 (Wochenfaktor TVöD) und erhält dann den Wert der durchschnittlichen, individuellen Wochenarbeitszeit. 30 Tage Urlaubsanspruch: 5 Arbeitstage x individuelle Wochenarbeitszeit = Urlaubsanspruch jährlich in Stunden.
12. Heiligabend und Silvester sind als Feiertage anzusehen, die Mitarbeiter müssen keinen Urlaub nehmen.
13. Kasia bekommt für Extra Arbeit Sa/Sonntag Überstunden bezahlt plus 25 %.
14. KiBiZ: Stunden-Veränderungen der Mitarbeitenden, veränderter Ausbildungsstand, Veränderung der Anstellungsart, … müssen in der KiBiZ-Online-Umgebung angegeben werden. Diese Daten werden dem Jugendamt übermittelt. Der Umgang mit der Plattform wird bei der Übergabe des Personalvorstands an den nächsten erläutert.