Ablauf „Kinderfinder“

Allgemein

Die Gruppe der Kinderfinder setzt sich aus vier Personen zusammen – zwei aus dem kleinen und zwei aus dem großen Haus. Es wäre wünschenswert, dass die Gruppe sich aus Frauen und Männern zusammensetzt.
Das Aufnahmeverfahren beginnt im Oktober/November.
Die Kindergruppe im kleinen Haus setzt sich aus 10–11 Kindern unter 3 Jahren zusammen .
Die Gruppe im großen Haus besteht aus 20–21 Kindern über 3 Jahren (ungefähr gleich viele 3-, 4- und 5-Jährige).
Bitte beachten: die U-3 und Ü3-Verteilung in den beiden Häusern muß eingehalten werden (Absprache
mit dem Vorstand).

Sammeln der Bewerbungen und sortieren

Die Bewerbungen werden in einem Ordner nach Jahrgängen abgelegt. Der Ordner steht im Leitungsbüro. Dort legt das Team die neuen Bewerbungen unsortiert ab. Zur besseren Übersicht ist es sinnvoll, die Bewerbungen nach dem Geburtsdatum der Kinder zu sortieren (Aufgabe der KinderFinder, vor Beginn der Vorauswahl zu den Elterngesprächen).
Nach Abschluß des Verfahrens werden die Unterlagen wieder einsortiert und ins Kitabüro gestellt.

Feststellen des Bedarfs

Folgende Fragen müssen geklärt werden, um den Bedarf festzustellen:
1. Wie viele Kinder gehen zu Beginn des nächsten Kitajahres zur Schule, d.h. wie viele Plätze werden frei?
Ein Jahrgang richtet sich nach den aktuellen Einschulungsterminen (bitte entsprechende Website regelmäßig kontrollieren, das ändert sich gerne mal, z.B. www.schulministerium.nrw.de.
Bei „Kann-Kindern“ müssen die Eltern gefragt werden, wann es eine Entscheidung zur Einschulung des Kindes gibt. Ebenso ist es sinnvoll das Team hierzu zu befragen, es gibt auch mal Kinder, die etwas länger in der Kita bleiben, auch wenn sie eigentlich schon schulpflichtig sind.
2. Wie viele Geschwisterkinder brauchen einen Platz?
Parallel ist zu klären, wie viele Geschwisterkinder es gibt, d.h. wie viele Geschwisterkinder aufgenommen werden müssen.

Nach welcher Regelung werden Geschwisterkinder früher aufgenommen?
• Es werden alle Geschwisterkinder aufgenommen, die bis einschließlich 31.10. geboren sind.
Voraussetzung: freie Plätze (d.h. alle Geschwisterkinder bis 30.09. geboren haben Vorrang!)
• Geschwisterkinder, die ab 01.11. geboren sind, erhalten ein Jahr später (in ihrem Jahrgang) einen Platz. (Begründung hierfür ist der finanzielle Stichtag 01.11.)
• Die Kinder starten frühestens mit ihrem ersten Geburtstag, der Platz ist ab August zu zahlen.
• Ausnahmen sind in Einzelfällen möglich, nach Absprache mit dem Team und nur wenn es ausreichend Plätze gibt. Die Entscheidung hierzu treffen der Vorstand, das Team und die Kinderfinder.
Wann wechseln die Kinder ins große Haus?
• Kinder, die als Ausnahmen von den oben angeführten Regelungen aufgenommen wurden, sollen in der Regel nach zwei Jahren ins große Haus wechseln und den Platz im kleinen Haus frei machen.
• Ausnahmen sind in Einzelfällen möglich, nach Absprache mit dem Team und nur wenn es ausreichend Plätze gibt. Die Entscheidung hierzu treffen der Vorstand, das Team und die Kinderfinder.
Nach welcher Regelung werden Kinder von Ehemaligen Mitgliedern aufgenommen?
• Geschwisterkinder von Mitgliedern der Kita haben immer Vorrang
• Falls dann noch Plätze frei sind, sollen ehemalige Mitglieder, deren Kind seit einem Jahr nicht mehr die Kita besucht, aufgenommen werden. Es muss eine offizielle Bewerbung um einen Platz vorliegen.
• Ehemalige, deren Kind seit mehr als einem Jahr nicht mehr die Kita besucht, sollen auf jeden Fall zu einem Auswahlgespräch eingeladen werden, und die Kinderfinder entscheiden.
(Dabei setzt sich die Kinderfindergruppe aus Eltern zusammen, die die „alten Eltern“ nicht kennen.)
Genderfrage
• In der Regel wird versucht, die Kinder so zusammenzustellen, dass beide Geschlechter möglichst gleichstark vertreten sind.
• Geschwisterkinder von Mitgliedern werden aber alle aufgenommen, egal welchen Geschlechts (vorausgesetzt es gibt genügend Plätze).

Wenn diese Fragen geklärt sind, hat man einen Überblick wie viele „externe“ Kinder aufgenommen werden können. Hierzu gibt es eine Tabelle, in der die Kinder nach Jahrgang und Geburtstag aufgelistet sind. Diese Tabelle muss jährlich nach Abschluss der Neuaufnahmen aktualisiert werden. Die Tabelle zeigt auch das Verhältnis von Jungen und Mädchen in einer Altersgruppe/Jahrgang. Es sollte einigermaßen ausgewogen sein.

Beachten des Stichtags

Die finanzielle Grundlage unserer Kita bilden v.a. die Gelder vom Land. Die Gelder werden als jährliche Pauschale pro Kind zugewiesen. Wie hoch die zugewiesenen Pauschalen sind, richtet sich nach dem Alter des Kindes zu einem bestimmten Stichtag (1.11.). Die Pauschale für ein Kind unter 3 Jahren (U-3-Kinder) beträgt derzeit ca. 16.600 Euro pro Jahr, die Pauschale für ein Kind über (oder) ein 3-jähriges Kind (Ü-3-Kinder) beträgt ca. 7.400 Euro pro Jahr. Die Pauschalen für Ü-3-Kinder sind geringer, weil der Personalschlüssel für diese Altersgruppe geringer ist. Verändert man die Altersstruktur der Kinder innerhalb der Kita müssen u.a. Veränderung in der Zuteilung der Pauschalen, Veränderung in den Vorgaben, nach denen ein bestimmter Personalschlüssel von der Kita sichergestellt werden muss und räumliche Vorgaben beachtet werden.
Da das ein komplexes Verfahren ist, ist die KinderFindergruppe dazu angehalten, sich an die derzeitige Verteilung von 10/11 U-3-Kindern und 20/21 Ü-3-Kindern zu halten. Wünsche oder Notwendigkeiten zur Änderung dieser Zusammensetzung sind mit dem Vorstand zu klären.
Reguläre Pauschalen (Stichtag 1.11.):
Derzeit ist der aktuelle Stichtag der 1.11. des laufenden Jahres. Die Zuordnung ob ein Kind als U-3 oder Ü-3 zählt, entscheidet das Landesjugendamt nach diesem Stichtag. Alle Kinder, die zum 30.10. des laufenden Kitajahres 3 Jahre alt geworden sind, gelten für das Jahr als Ü-3-Kinder. Kinder die erst zum 1.11. oder später im Jahr drei Jahre alt werden, gelten noch als 2 jährige, also U-3-Kinder. Ein Beispiel:
Wird ein Kind am 1. Okt. (also vor dem Stichtag 1.11.) 3 Jahre alt, gilt es als Ü3 (über 3-jährig). Wird es nach dem Stichtag, also nach dem 1.11. 3 Jahre alt, gilt es noch als 2-jährig. Die Kita bekommt dann die entsprechend höhere Pauschale ausgezahlt.
Zusatzpauschalen (Stichtag 1.3.):
Über die regulären Pauschalen hinaus werden evtl. noch Zusatzpauschalen gezahlt. Diese werden bewilligt für alle Kinder, die bis zum 1.3. noch keine drei Jahre alt geworden sind. Das betrifft immerhin alle fünf 1-jährigen Kinder der U-3 Gruppe und noch den Teil der Kinder der U-3 Gruppe, die erst nach dem 1.3. drei Jahre alt werden.
Konkret heißt das: Wenn ihr für das kleine Haus (also die U-3 Gruppe) die Wahl habt zwischen einem Kind, das 2 Jahre alt ist und zwischen dem 1.11. und dem 1.3. 3 Jahre alt wird und einem anderen Kind, das erst nach dem 1.3. 3 Jahre alt wird, dann würde man eher das zweite Kind auswählen, das nach dem 1.3. 3 Jahre alt wird.
Die Höhe der Pauschalen werden jährlich angepasst. Es ändern sich auch mal die Stichtagregelungen oder es werden Zusatzpauschalen eingeführt. Über die aktuelle Entwicklung diesbezüglich muss die KinderFindergruppe immer aktuell informiert sein, da auf diesen Pauschalen die finanzielle Grundlage der Kita beruht. Bevor also die Auswahl der Kinder für das nächste Kitajahr stattfindet (also im Herbst des Vorjahres) muss sichergestellt sein, dass die Termine aktuell sind!!
Ein Anruf bei dem Fachberater Holger Dehnert (Tel.: 0221-951 542 32, e-mail: dehnert@paritaet-nrw.org ) vom Paritätischen Wohlfahrtsverband klärt diese Fragen sicher.
Konkret sollte jedes Jahr im Herbst von den KinderFindern gefragt werden, ob der Einschulungstermin (derzeit 30.9.) und die beiden Stichtage (reguläre Pauschalen 1.11., Zusatzpauschale 1.3.) noch aktuell sind.
Infos gibt es auch unter: www.paritaet-nrw.org
Es gibt einen Bereich für Mitglieder (extranet.paritaet-nrw.org) mit vielen interessanten Informationen, da lohnt es sich mal reinzuschauen.
Nachdem die Aktualität der Termine geklärt ist sollte Kontakt mit der Person aus dem Vorstand aufgenommen werden, die für die Aufgaben: „Kontakt zu Ämtern und Dachverbänden (Paritätischer Wohlfahrtsverband)“ zuständig ist. Es sollte dabei geklärt werden, ob es außer den aktuellen Terminen noch etwas zu beachten gibt bei der Kinderauswahl.

Sichten der Bewerbungen

Die Bewerbungen werden gleichmäßig an die einzelnen Kinderfinder verteilt, d.h. jeder Kinderfinder erhält aus allen Jahrgängen 1/4 der Bewerbungen zur Durchsicht. Jeder Kinderfinder trifft aus den ihr/ ihm vorliegenden Bewerbungen eine Auswahl zu den freien Plätzen, nach den festgelegten Kriterien.
Auswahlkriterien:
• Geburtsdatum/Alter
• Geschlecht
• Wohnortnähe (diese drei Kriterien bilden die Grundlage und müssen erfüllt sein)
• Berufe der Eltern
• haben die Eltern Zeit für eine Elternini?
• und natürlich wer ist sympatisch und schreibt/klingt nett

Vorauswahl nach Bewerbungen

Im Herbst stellen die Kinderfinder ihre persönliche Auswahl in der Gruppe vor und treffen eine Auswahl an Familien, die auf die freien Plätze eingeladen werden. Pro Platz werden zwei Familien eingeladen. Die ausgewählten Familien werden zu einem persönlichen Gespräch eingeladen.

Einladungen der Familien zu einem persönlichen Gespräch

Die Kinderfinder legen Termine fest, zu denen die Familien eingeladen werden. Pro Familie ist eine halbe Stunde einzuplanen plus 15 Minuten Puffer/Beratungszeit. Die Familien werden von den Kinderfindern telefonisch eingeladen und erhalten einen Terminvorschlag zu einem Gespräch.
Es ist sinnvoll die beiden miteinander „konkurrierenden“ Familien an einem Tag einzuladen. Zu dem Gespräch sollen beide Elternteile anwesend sein. (Sagt ein Elternteil kurzfristig ab, z.B. wegen Krankheit, muß ein Ersatztermin vereinbart werden). Nach der Terminvereinbarung erhalten die eingeladenen Familien per Mail ein allgemeines Infoblatt zur Kita ( –> infoblatt_maerz2015.pdf ) und ein Infoblatt zur Eingewöhnung ( –> Eingewoehnung_2012.pdf). Diese Infoblätter sollen jährlich aktualisiert werden und müssen ggf. mit dem Team abgesprochen werden (z.B. Infoblatt zur Eingewöhnung).

Persönliches Gespräch

Die Gruppe der Kinderfinder trifft sich mit den eingeladenen Eltern zu einem halbstündigen Gespräch in der Kita. Den Eltern wird die Kita gezeigt, falls sie noch nicht bei einem Rundgang waren.
Das Gespräch folgt einem festgelegten Ablauf (–> Ablauf Auswahlgespraeche.doc), bei dem alle wichtigen Punkte gesagt, erklärt und erfragt werden. Ziel des Gesprächs ist es, einen Eindruck von den Eltern zu bekommen, über ihr Engagement, über ihre Bereitschaft sich einzubringen und ob die Eltern in die Elternschaft passen.
Nach Abschluß der Gespräche lassen sich die Kinderfinder eine Woche Zeit, um eine Entscheidung zu treffen. Dieser Zeitraum wird den Familien am Ende des jeweiligen Gesprächs mitgeteilt. Es werden alle eingeladenen Familien über Zu- bzw. Absage informiert.

Entscheidung/Zusagen

Nachdem die Kinderfinder Ihre Auswahl getroffen, den Familien ihre Entscheidung mitgeteilt und die ausgewählten Eltern den Kinderfindern auch eine mündliche Zusage gegeben haben, werden unverzüglich die Verträge an die neuen Eltern geschickt. Parallel zu den Vetragsübersendungen können Besuche (ein erstes Kennenlernen) in der Kita stattfinden. Dies ist ausdrücklich vom Team
gewünscht.

Abschluß der Verträge

Die Verträge ( –> vertrag_2015.pdf) müssen ausgedruckt und von zwei Vorstandsmitgliedern unterschrieben werden. Die Verträge werden teilweise von den Kinderfindern ausgefüllt (hierzu gibt es eine Vorlage). Danach gehen die Verträge in doppelter Ausführung an die neuen Eltern mit der Bitte einen Vertrag vollständig auzufüllen und zu unterschreiben. Der Vertrag soll an den Absender zurückgeschickt
werden. Mit dem Vertrag wird auch das Formular zur Mitgliedschaft im Verein, Einzugsermächtigung, Infoblatt zum Infektionsschutzgesetz und Bewerbung bei der Stadt (bei Leitung erfragen) mitgeschickt.
Die Verträge sollten nach einer Woche unterschrieben vorliegen. Die Kinderfinder prüfen die Verträge auf Vollständigkeit: ist der Vertrag komplett ausgefüllt und unterschrieben, ist der Bogen zur Mitgliedschaft und die Einzugsermächtigung unterschrieben? Sollte der Vertrag zu lange auf sich warten lassen oder nicht vollständig sein, harken die Kinderfinder bei den neuen Eltern nach. Die Einzugsermächtigungen werden an den Vorstand/Finanzen weitergegeben.
Die unterschriebenen Verträge werden in einem Ordner in der Kita abgeheftet (Ordner steht im Leitungsbüro).

Abschluß des Verfahrens

Die Tabelle der Kinder nach Jahrgang und Geburtstag wird aktualisiert. Die Adressliste der Kita wird für das nächste Kitajahr aktualisiert. (Die Schulkinder kommen raus, die neuen Familien werden erfasst.)
Auf der Website wird mitgeteilt (bitte Info an Administrator der Website/Kjell), dass das Verfahren der Neuaufnahmen für das kommende Kitajahr abgeschlossen ist.

Kontakt zum Team

Die Anmeldebögen der Neuaufnahmen werden ans Team übergeben, so haben sie alle nötigen Kontaktdaten.

Begrüßung neue Familien

Die Kinderfinder und das Team legen einen Termin zur Begrüßung der neuen Familien fest und laden die Familien dazu ein. Bei diesem Treffen haben die neuen Familien den ersten Kontakt untereinander und können noch mal Fragen stellen.
Der Termin soll am Ende eines Kitajahres sein. Hier werden die neuen Familien von den Kinderfindern und dem Team begrüßt. Das gesamte Team ist anwesend und stellt sich vor. Die Kinderfinder erläutern noch mal den Kitaablauf und geben wichtige Infos weiter (–> Begrüßungsveranstaltung für die neuen Eltern.ods).
Die neuen Eltern bekommen eine Mappe, zusammengestellt von den KinderFindern, mit notwendigen Infos (Regeln –> regeln_maerz2012.pdf, Adressliste, AG-Aufgaben -> AG_aufgaben.doc). Die Mappen werden jeweils mit dem Namen des Kindes und dem zugeordneten Drachen versehen. Die Verteilung der Drachen erfolgt entweder durch den Beauftragten für  Kommunikation/Außenwerbung oder durch die Kinderfinder – bitte klären. Aktuell liegen die Unterlagen hierzu bei Adrian (2014/2015)

Rundgang

Zweimal im Jahr findet zusätzlich zum Herbstfest ein Rundgang in der Kita statt. Hierzu müssen in Absprache mit der Leitung zwei Termine vereinbart und auf die Website gesetzt werden. Die Termine sollen im Frühjahr/Frühsommer (April, Mai oder Juni) sein. Der Rundgang wird von der Leitung und einer Person aus der Gruppe der Kinderfinder durchgeführt.

 

Stand: 29.06.2015