Aufgabenbereich „Außenkontakte“ im Vorstand („Kommunikation extern“)
Amtsinhaber*in:
Tim Engartner
Der Außenkontakt muss mit verschiedenen Institutionen aufrecht erhalten werden, wobei es von Vorteil ist, auch wenn keine wichtigen Aufgaben bestehen, immer wieder Kontakt mit den unten genannten Einrichtungen aufzunehmen:
Ämter
a) Das Jugendamt der Stadt Köln ist zuständig für die Genehmigung des Beitragsantrags insgesamt, d.h für die Kindpauschalen, Mietzuschüsse und die besonderen Kindpauschalen (U3-Fördergelder).
Dabei läuft die Kommunikation im Regelfall über das Kibiz-Web:
Dort stellen wir unsere Anträge (Zuschussanträge, U3 Meldungen, Meldebogen), pflegen die entsprechenden Daten ein usw., so dass in den meisten Fällen kein direkten Ansprechpartner vorhanden/notwendig ist.
Zugangsdaten: LOGIN: TR-1334 und Passwort: Drachennest17
Ansprechpartner: Wenn doch, so handelt es sich zum einen um Frau Anton als direkte Sachbearbeiterin bzw. um Frau Krauel als Leiterin der Betriebskostenabteilung.
b) Das Jugendamt des Landes vergibt uns die Betriebserlaubnis, ist eigentlich nur sporadisch mit uns im Kontakt und hat bisher immer die Erlaubnis erteilt.
Ansprechpartnerin: Frau Biermann
B Berater
Die Fachberatung des Paritätischen (unser Dachverband) kann uns in allen Lebenslagen beraten und ist unsere wichtigste Informations- und Beratungsstelle.
Einladungen zu Infoveranstaltungen, Seminaren, Fortbildungen etc. erfolgen durch Frau Ackermann und Herrn Dehnert per Mail. Wichtig hierbei ist es, den Informationsgehalt zu ermitteln, zeitnah zu reagieren und wichtige Veranstaltungen zu besuchen. Herr Dehnert ist unser Fachberater und zu allen Fragen, die auftauchen, ansprechbar!
Holger Dehnert: 0221 951542-32, 0172 2918231 und holger.dehnert@paritaet_nrw.org
WICHTIG: Der Pari schickt uns seine Infos an eine Funktionsemailadresse (vorstand@drachennest-koeln.de). Bei uns intern muss hinterlegt sein, wer Ansprechpartner ist. Vorstandswechsel beim Amt „Kommunikation extern“ bedeutet eine neue Ansprechperson für den Pari. Die Mailadresse muss angepasst werden.
Der Keks spielt als Berater im Vergleich zum Pari eher eine Nebenrolle, seine Homepage sollte aber immer wieder frequentiert werden, da sich dort auch immer wieder wichtige Infos finden (s.u.)
C Nützliche Internetseiten
Hier gibt es auch Platz- und Stellenangebote, wir können bei Bedarf inserieren. Keks bietet auch Fortbildungen an: z.B. neue Vorstände, Arbeits- und Gesundheitsschutz, Haftungsfragen etc.
Immer aktuell, viele Infos und Materialien
https://extranet.paritaet-nrw.org/ und https://leitfaden.paritaet-nrw.org/
Zugangsdaten: Benutzername: mo-2061 Passwort: ko4esene
Hier gibt’s Musterformulare, Musterverträge, Mustersatzung, Vorschläge zur Gestaltung der Strukturen der Kita, gesetzliche Regelungen und und und…
D Zusätzliche Aufgaben
Folgende Themen und Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes gehören ebenfalls zu diesem Vorstandsamt:
- Erste Hilfe Schulungen
- Unfallschutz
- Infektionsschutz
- Lebensmittelhygiene
- Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit/Gefährdungsbeurteilungen
- Spielgeräte
- elektrische Betriebsmittel
- Trinkwasser
- Datenschutz
- Kontakt zum Notar
Hier gibt es Tabellen zur Übersicht, wann welche Schulungen dran sind.
(Mutterschutz fällt in den Personalbereich, Brandschutz v.a. zum Bauvorstand)
Aufgaben des Vorstands Kommunikation extern im Kitajahresverlauf
- Einladung zur Mitgliederversammlung mit offiziellem Schreiben mind. 3 Wochen vor der MV (Vorlage Einladung MV vorhanden)
- Nach der MV müssen folgende Unterlagen zur Prüfung zum Notar – Herrn Werner Tebbe: Protokoll der MV (unterschrieben von zwei Vorstandsmitgliedern!), das Einladungsschreiben zur MV, eine Aufstellung der neuen Vorstandsmitglieder, ggf. geänderte Satzung, wenn es denn Änderungen gab… (Vorlagen zum Anschreiben vorhanden)
- Wenn die Unterlagen vom Notar geprüft und zum Amtsgericht geschickt wurden, kommt irgendwann der aktuelle Vereinsregisterauszug per Post. Diesen bitte einscannen und am entsprechenden Platz hinterlegen.
- Den neuen Vereinsregisterauszug und ein Formular zum Vorstandswechsel an das Jugendamt schicken (Ansprechpartnerin Frau Bonn). Vorlage des Formulars vorhanden.
- Ende Oktober muss spätestens der Erfassungsbogen an das Jugendamt geschickt werden. Aufforderung und Erinnerung kommen per Mail. Angegeben werden müssen die Belegung des laufenden Kitajahres sowie die geplante Belegung des darauffolgenden Kitajahres.
Meldebogen Stichtag 15.3. – Erinnerung kommt per Mail. Wichtig: dieselbe Belegung wie im Erfassungsbogen angeben.